Thông tư 32/2011 TT BTC: Tạo Hóa đơn điện tử dễ dàng với PTP-Invoice

Thống tư 32/2011 TT BTC của Bộ Tài chính đã ra đời với mục đích hướng dẫn việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh bán hàng và cung ứng dịch vụ. Mặc dù được ban hành từ năm 2011, loại hình hóa đơn này vẫn còn mới mẻ đối với cộng đồng Doanh nghiệp. Để giúp quý khách hàng hiểu rõ thông tư 32, PTP-Invoice xin tóm tắt những thông tin quan trọng từ Thông tư này.

Định nghĩa hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy và được chuyển thành hóa đơn điện tử không được coi là hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo độ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn, và thông tin này có thể truy cập và sử dụng một cách hoàn chỉnh.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

• Cá nhân và tổ chức lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ.
• Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế và các tổ chức cá nhân có liên quan đến hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc sử dụng và điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

• Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền (trực tiếp hoặc qua hệ thống trung gian), và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hóa đơn điện tử.
• Người bán phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện (tham gia giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc ngân hàng), có địa điểm, đường truyền thông tin và thiết bị truyền đáp ứng yêu cầu, có đội ngũ thực thi đủ trình độ và chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Người bán phải có phần mềm kết nối phần mềm kế toán để tự động chuyển dữ liệu của hóa đơn điện tử và cung ứng dịch vụ vào phần mềm kế toán, cũng như có quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu chất lượng.

Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực CNTT hoặc ngân hàng được cung cấp giao dịch điện tử.
• Có phần mềm khởi tạo, lập và truyền hóa đơn điện tử.
• Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp CNTT để trao đổi dữ liệu điện tử giữa doanh nghiệp.
• Có hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và khả năng phát hiện, ngăn chặn truy nhập trái phép và các hình thức tấn công trên mạng.
• Có quy trình sao lưu dữ liệu và giải pháp lưu trữ kết quả truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch.
• Phải báo cáo cơ quan thuế 6 tháng 1 lần.

Nội dung của hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011

Theo thông tư 32/2011 TT BTC, hóa đơn điện tử bắt buộc phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin người bán.
• Thông tin người mua.
• Thông tin chi tiết về đơn hàng.
• Chữ ký điện tử.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Xem thêm : Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi: Hướng dẫn và nguyên tắc kế toán

Nội dung không bắt buộc của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Logo và hình ảnh trang trí quảng cáo.
• Các thuộc tính phục vụ mục đích quản lý.
• Phù hợp với pháp luật hiện hành và không bị che khuất.

Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

• Khởi tạo hóa đơn điện tử là quá trình tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ thông tin về người bán, loại hóa đơn, ký hiệu, định dạng truyền-nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng. Quá trình này bao gồm tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm, bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp có sự thay đổi, thông báo phát hành phải được niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn trong thời gian sử dụng, theo hướng dẫn.
• Tổ chức kinh doanh có thể tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau và phải thực hiện thông báo phát hành theo quy định.

Lập hóa đơn điện tử

• Lập hóa đơn điện tử là quá trình thiết lập đầy đủ thông tin theo quy định trên định dạng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011 TT BTC. Người bán thực hiện quá trình này trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán hoặc truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp.
• Gửi hóa đơn điện tử là quá trình truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán tới người mua thông qua hình thức truyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả người bán và người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, và người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

• Được thực hiện theo quy định tại Thông tư 153/2010/TT-BTC. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

• Người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.
• Để lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập, cần đảm bảo nội dung có thể truy cập và sử dụng khi cần thiết, lưu trữ trong cùng định dạng mà nó được khởi tạo, xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
• Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng.

Chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hình ảnh minh họa: Hóa đơn điện tử PTP-Invoice theo Thông tư 32/2011

• Người bán hàng hóa có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (còn gọi là hóa đơn chuyển đổi) để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình lưu thông. Quá trình này chỉ được thực hiện một lần duy nhất và phải có chữ ký và dấu của người bán.
• Điều kiện để chuyển đổi là hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và tên người thực hiện chuyển đổi.

Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

• Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử lý các vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán.
• Tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải chịu sự thanh tra, kiểm tra và cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

• Thông tư 32/2011 TT BTC có hiệu lực từ ngày 01/05/2011.
• Các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 153/2010/TT-BTC.

Thông tư 32/2011 TT BTC với sự hướng dẫn chi tiết đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh. Với giải pháp PTP-Invoice, việc tạo và quản lý hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hãy trải nghiệm ngay để tận hưởng những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Nguồn: https://cite.edu.vn
Danh mục: Biểu mẫu