Biểu mẫu trong công việc: Lợi ích và cách tạo hiệu quả

Bạn đã từng nghe đến thuật ngữ “biểu mẫu” trong công việc nhưng không hiểu rõ về nó là gì? Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về định nghĩa và cách tạo biểu mẫu để làm việc một cách tiện lợi và hiệu quả.

Tìm hiểu về biểu mẫu là gì?

Biểu mẫu là một công cụ trong Access giúp bạn nhập và hiển thị dữ liệu một cách chi tiết, trực quan và dễ hiểu. Nó cho phép bạn tạo giao diện cho một ứng dụng cơ sở dữ liệu và thực hiện các chức năng như nhập liệu, sửa chữa dữ liệu và thống kê dữ liệu nhanh chóng.

Bạn đang xem: Biểu mẫu trong công việc: Lợi ích và cách tạo hiệu quả

Trong Access, biểu mẫu là một đối tượng giúp người dùng tạo giao diện cho một ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó được thiết kế để hiển thị số liệu và dữ liệu một cách dễ nhìn, dễ hiểu và cho phép người dùng nhập liệu và sửa chữa theo ý muốn. Thao tác trên biểu mẫu được thực hiện thông qua các nút lệnh được thiết kế sẵn.

Chức năng chính của biểu mẫu

Sau khi hiểu về biểu mẫu là gì, hãy cùng tìm hiểu về những chức năng chính của biểu mẫu. Biểu mẫu cho phép bạn:

• Nhập dữ liệu cho một hoặc nhiều trường, nhiều bảng khác nhau.
• Lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Cung cấp giao diện gần gũi, dễ sử dụng và thao tác.
• Điều khiển và thực thi chương trình.

Cấu trúc của một biểu mẫu

Một biểu mẫu thường có ba phần chính: Header (phần đầu), Detail (chi tiết, nội dung) và Footer (phần cuối). Mọi đối tượng trong biểu mẫu được gọi là điều khiển (Control) và chúng có ba loại chính:

• Điều khiển bị buộc (Bound Control): Điều khiển này lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.
• Điều khiển không bị buộc (Unbound Control): Các thông tin trong biểu mẫu không phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu.
• Điều khiển tính toán: Giá trị của điều khiển này được tính toán từ các giá trị khác trong biểu mẫu.

Người dùng cũng có thể tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu và cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu.

Hướng dẫn làm việc với biểu mẫu

Bạn có hai cách để làm việc với biểu mẫu trong Access: tạo biểu mẫu mới hoặc chỉnh sửa biểu mẫu có sẵn trong chế độ thiết kế.

Tạo mới một biểu mẫu

Bạn có thể tạo một biểu mẫu mới đơn giản bằng hai cách sau:

1. Sử dụng Form Wizard: Đây là cách đơn giản để tạo biểu mẫu. Tuy nhiên, biểu mẫu tạo ra có thể gặp một số hạn chế và không đáp ứng hết nhu cầu sử dụng của bạn.

2. Sử dụng Form Design View: Đây là công cụ tương đối hoàn chỉnh giúp bạn tạo và tùy chỉnh biểu mẫu theo nhu cầu sử dụng.

Chỉnh sửa trong chế độ thiết kế biểu mẫu

Ngoài việc tạo mới biểu mẫu, bạn cũng có thể chỉnh sửa biểu mẫu có sẵn bằng cách mở biểu mẫu và chuyển sang chế độ thiết kế. Trong chế độ này, bạn có thể:

• Thay đổi tiêu đề biểu mẫu.
• Thay đổi phông chữ trong biểu mẫu.
• Thay đổi kích thước các trường dữ liệu.
• Di chuyển vị trí các trường.

Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, đừng quên lưu lại biểu mẫu đã thay đổi.

Có bao nhiêu chế độ trong biểu mẫu?

Ngoài việc hiểu về khái niệm biểu mẫu, bạn cũng cần biết về các chế độ có trong biểu mẫu. Biểu mẫu có hai chế độ làm việc:

Chế độ biểu mẫu

Xem thêm : Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, số 04/2007/QH12

Đây là chế độ thân thiện với người dùng và thường được sử dụng để cập nhật dữ liệu. Bạn có thể mở chế độ này bằng cách:

• Nhấn đúp và chọn biểu mẫu có sẵn.
• Nhấn đúp vào biểu mẫu.
• Nếu đang ở chế độ thiết kế, chọn Form View.

Chế độ thiết kế

Đây là chế độ được sử dụng nhiều hơn khi bạn muốn tùy chỉnh thiết kế, cấu trúc và nội dung của biểu mẫu. Trong chế độ thiết kế, bạn có thể:

• Thay đổi kích thước, vị trí của các trường dữ liệu.
• Định dạng phông chữ, kích thước chữ tiêu đề, chữ trong nội dung của trường dữ liệu.
• Tạo các nút lệnh để thuận tiện trong việc thao tác với dữ liệu trong biểu mẫu.

Để chuyển sang chế độ thiết kế trong biểu mẫu, bạn có thể:

• Chọn biểu mẫu và nhấn đúp vào.
• Nhấn đúp vào biểu mẫu nếu đang ở chế độ biểu mẫu.

Hướng dẫn tạo biểu mẫu làm việc

Nếu bạn cần tạo một biểu mẫu cho công việc hoặc mục đích nào đó, bạn có thể tham khảo hai cách sau:

1. Tạo biểu mẫu bằng Design View (chế độ tự thiết kế biểu mẫu).
2. Tạo biểu mẫu bằng Wizard (sử dụng thuật sĩ có sẵn để tạo biểu mẫu).

Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp cả hai chế độ này để tạo được một biểu mẫu làm việc theo ý muốn và nhu cầu của bạn. Bạn chỉ cần:

1. Nhấn chọn mục Form Wizard.
2. Trong hộp thoại Form Wizard, chọn bảng hoặc mẫu hỏi từ mục Table/Queries và chọn các trường muốn đưa vào biểu mẫu từ mục Available Fields. Cuối cùng, nhấn Next để tạo biểu mẫu theo ý muốn.

Tạm kết

Hy vọng qua những chia sẻ trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về biểu mẫu là gì và cách tạo biểu mẫu để thuận tiện trong công việc. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Access và Microsoft Office, hãy tham khảo những bài viết liên quan trên website của FPT Shop.

Lưu ý: Để mua laptop chất lượng, cấu hình tốt và phục vụ tốt cho công việc, hãy đến FPT Shop để được tư vấn.

Nguồn: https://cite.edu.vn
Danh mục: Biểu mẫu