Quản lý tài sản – Hiểu rõ hơn về quản lý tài sản để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh

Quản lý tài sản không chỉ đơn thuần là việc giám sát và duy trì các hoạt động liên quan đến tài sản. Đó còn là quá trình nhằm đảm bảo tài sản không bị mất mát, hao hụt và sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Ngoài ra, quản lý tài sản còn giúp doanh nghiệp biết chính xác chi phí giá vốn của từng loại tài sản.

Ở 1Office, việc quản lý tài sản trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Chỉ với 4 bước đơn giản sau:

Bước 1: Cài đặt tài sản

Để bắt đầu sử dụng, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

  • Cách 1: Nhấn chọn biểu tượng mũi tên cạnh avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Tài sản.
  • Cách 2: Nhấn chọn biểu tượng phân hệ > Tài sản > Chọn biểu tượng Cài đặt ở góc phải màn hình.

Tại màn hình cài đặt, bạn có thể tiến hành các cài đặt sau:

1. Cài đặt chung

Trong phần cài đặt chung, bạn có thể thiết lập các thông tin cơ bản cho tài sản và việc cấp phát. Điều này bao gồm cài đặt mã tài sản, mã cấp phát và nhãn tài sản. (Hình 1)

Mô tả cài đặt:

STT Tính năng Mô tả
1 Cấu trúc mã Sử dụng từ khóa để viết mã tự sinh theo mẫu định sẵn.
Ví dụ: Khi muốn cài đặt mã theo ngày-tháng, bạn cài đặt như sau: TS-{dd}{mm}{count}
Trong đó:
– {dd}: Ngày hiện tại với 2 chữ số
– {mm}: Tháng hiện tại với 2 chữ số
– {yyyy}: Năm hiện tại với 4 chữ số
– {count}: Bộ đếm tự tăng
2 Bộ đếm tự tăng Bắt đầu từ bộ đếm mã tự tăng có thể cài đặt từ 0 hoặc lớn hơn tùy ý.
Ví dụ: Khi muốn cài đặt mã bắt đầu tăng từ 1000, mã tài sản/ cấp phát của bạn trả về như sau: TS_1510_1001
3 Cho phép chỉnh sửa Cài đặt dạng Bật/ Tắt. Khi tính năng này được bật, bạn có thể thay đổi mã
Hãy tắt nó nếu công ty bạn đã có quy định chuẩn về mã tài sản/ cấp phát, tránh tình trạng xung đột mã giữa các đối tượng
4 Nhãn tài sản Tạo mới và quản lý nhãn tài sản với màu sắc nhất định.
Nhãn được sử dụng gán lên đối tượng tài sản, từ đó dễ dàng thực hiện tìm kiếm hoặc lọc đối tượng.

Hình 1:
Cài đặt tài sản

2. Nhóm tài sản

Trong phần nhóm tài sản, bạn có thể nhập tên nhóm tài sản và nhóm tài sản cha (nếu có) và nhấn Cập nhật để lưu lại. (Hình 2)

Hình 2:
Nhóm tài sản

3. Vị trí

Phần vị trí tài sản cho phép bạn nhập vị trí tài sản và nhóm vị trí cha (nếu có) và nhấn Cập nhật để lưu lại. (Hình 3)

Hình 3:
Vị trí tài sản

4. Đơn vị

Phần đơn vị tài sản cho phép bạn nhập đơn vị tài sản và nhấn Cập nhật để lưu lại. (Hình 4)

Hình 4:
Đơn vị tài sản

Bước 2: Tạo mới và quản lý tài sản

1. Tạo mới tài sản

Có hai cách để tạo mới tài sản:

Cách 1: Tạo mới thông thường

  1. Click vào góc trái màn hình > Chọn Tài sản để thêm tài sản mới.
  2. Tại màn hình tạo mới tài sản, nhập vào tất cả các thông tin của tài sản. (Hình 5)

Hình 5:
Tạo mới tài sản

Cách 2: Tạo mới bằng thao tác Import

Trong trường hợp công ty có quá nhiều tài sản cần quản lý, bạn có thể thực hiện việc import hàng loạt tài sản để tiết kiệm thời gian và công sức.

  1. Chuẩn bị dữ liệu và nhập vào file excel bao gồm các trường thông tin của tài sản, như ở màn hình tạo mới tài sản.
  2. Tại màn hình danh sách tài sản, chọn Import ở góc phải màn hình > Chọn Import tài sản.
  3. Tiến hành nhập các thông số như yêu cầu. (Hình 6)

Hình 6:
Import tài sản

2. Quản lý tài sản

1Office hỗ trợ người dùng 2 cách quản lý tài sản:

  1. Cách 1: Quản lý tại màn hình danh sách tài sản.

Hệ thống tự động gom nhóm và lọc hiển thị tài sản theo các trạng thái như chưa cấp phát, đang sử dụng, thanh lý, sửa chữa, bảo hành, mất, hủy, hỏng. Bạn có thể thao tác quản lý trực tiếp bằng cách nhấp chuột phải vào tài sản và chọn tác vụ tương ứng. (Hình 7)

Hình 7:
Quản lý tại màn hình danh sách tài sản

  1. Cách 2: Quản lý tại màn hình chi tiết tài sản.

Hệ thống cung cấp 3 tab dữ liệu để quản lý thông tin chi tiết: Thông tin chung, Lịch sử tồn kho, Đính kèm. Bạn có thể thực hiện các tác vụ quản lý tài sản trong phần thông tin chung. (Hình 8)

Hình 8:
Quản lý tại màn hình chi tiết tài sản

Các tác vụ quản lý tài sản

Hệ thống cung cấp nhiều tác vụ để quản lý tài sản. Dưới đây là bảng các tác vụ và quyền thực hiện tương ứng:

STT Tác vụ Quyền thực hiện Mô tả
1 Xem nhanh Quyền xem Hiển thị thông tin chung, lịch sử, đính kèm và các tác vụ chi tiết của tài sản dưới dạng popup.
2 Tạo mới đối tượng liên quan Quyền quản lý tất cả Cho phép tạo mới công việc hoặc quy trình có liên quan tới tài sản.
3 Liên kết đối tượng Quyền quản lý tất cả Cho phép kết nối tài sản với công việc hoặc quy trình đã có sẵn trên hệ thống.
4 Cấp phát Quyền quản lý Tài sản có số lượng > 0 có thể được cấp phát cho cá nhân hoặc phòng ban.
5 Báo mất Quyền quản lý tất cả Sử dụng tác vụ này nếu tài sản bị mất, thiếu hụt không rõ nguyên nhân.
6 Thanh lý Quyền quản lý tất cả Khi tài sản không còn được sử dụng nữa, có thể sử dụng tác vụ thanh lý tài sản.
7 Bảo hành, sửa chữa Quyền quản lý tất cả Khi một tài sản xảy ra vấn đề hỏng hóc cần bảo hành hoặc sửa chữa, có thể sử dụng tác vụ bảo hành, sửa chữa tài sản.
8 Báo hỏng Quyền quản lý tất cả Khi một tài sản bị hỏng, có thể sử dụng tác vụ báo hỏng tài sản.
9 Báo hủy Quyền quản lý tất cả Khi tài sản không thể tái sử dụng được, có thể sử dụng tác vụ báo huỷ tài sản.
10 Nhóm tài sản Quyền quản lý tất cả Cho phép cập nhật tài sản sang một nhóm tài sản khác.
11 Vị trí tài sản Quyền quản lý tất cả Cho phép thêm vào vị trí tài sản.
12 Thêm tài liệu Quyền quản lý tất cả Cho phép thêm tài liệu dạng ảnh hoặc file đính kèm có liên quan vào tài sản (nếu có).
13 Biểu mẫu Quyền xem Quyền quản lý tất cả
14 Sửa Quyền quản lý tất cả Sửa thông tin tài sản.
15 Xóa Quyền quản lý tất cả Xóa tài sản khỏi hệ thống.
16 Nhân bản Quyền xem Nhân bản thông tin của tài sản để tiết kiệm thời gian nhập liệu.
17 Nhãn Quyền quản lý tất cả Gán nhãn lên tài sản để dễ dàng tìm kiếm hoặc lọc đối tượng.
18 Export Quyền xem Xuất dữ liệu tài sản dưới dạng excel.
19 Cài đặt Quyền quản lý tất cả Đi tới Cài đặt tài sản.

Thật đơn giản phải không nào? Quản lý tài sản trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn khi sử dụng 1Office. Nhờ vào 4 bước đơn giản, bạn có thể quản lý tài sản của doanh nghiệp một cách hiệu quả và chính xác.

Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về quản lý tài sản, hãy tham khảo 1Office ngay bây giờ!

Lưu ý: Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Hãy luôn tuân thủ các quy định pháp luật của quốc gia và liên quan đến việc quản lý tài sản của doanh nghiệp.