Hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên hiệu quả

Để quy trình tuyển dụng và phỏng vấn chuyên nghiệp, hiệu quả, việc xây dựng bảng đánh giá ứng viên đóng vai trò rất quan trọng. Để giảm thiểu tối đa nguy cơ tuyển sai người, doanh nghiệp cần chú trọng, ưu tiên đầu tư vào phỏng vấn, đưa ra các câu hỏi phù hợp và có biểu mẫu chi tiết để đánh giá, sàng lọc ứng viên. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ những điều cần lưu ý và cách xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên.

1. Biểu mẫu đánh giá ứng viên là gì?

Biểu mẫu đánh giá ứng viên là các bảng, phiếu đánh giá được sử dụng trong quá trình phỏng vấn hoặc các vòng tuyển dụng khác, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép lại những nội dung quan trọng để đánh giá ứng viên một cách chính xác. Mục đích cuối cùng của việc xây dựng các biểu mẫu đánh giá ứng viên là để phân loại, chọn lọc những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng.

2. Vai trò của biểu mẫu đánh giá ứng viên có thực sự quan trọng?

Như tên gọi, vai trò lớn nhất của biểu mẫu này là giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên hiệu quả thông qua quá trình phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp. Dựa vào các thông tin được ghi lại trên bảng đánh giá, nhà tuyển dụng sẽ thu nhập được nhiều thông tin cần thiết về tính cách, học vấn, năng lực, kinh nghiệm… của ứng viên.

Đánh giá chính xác ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Theo phân tích của Anphabe, để tuyển dụng được nhân sự cho một vị trí với mức lương dưới 10 triệu đồng, ít nhất phải mất 15% – 20% lương của năm đó để tìm kiếm một nhân sự phù hợp. Việc xây dựng các biểu mẫu đánh giá ứng viên phù hợp, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí trong quá trình tuyển dụng nhân lực.

3. Ưu và nhược điểm của bảng đánh giá ứng viên

3.1. Ưu điểm

  • Giúp phỏng vấn tập trung: Khi có sẵn một bảng đánh giá, HR chỉ cần triển khai theo các nội dung, tiêu chí đã đặt ra. Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn cũng không cần phải ứng biến quá nhiều vì đã nắm rõ được những thông tin cần khai thác, tìm kiếm ở ứng viên.

  • Đảm bảo tính chính xác: Việc xây dựng các tiêu chí trên bảng đánh giá theo nấc điểm số hoặc xếp loại sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên chính xác hơn so với cách đánh giá bằng cảm quan của người phỏng vấn.

  • Tạo sự công bằng: Tất cả các ứng viên đều được áp dụng đánh giá bằng một biểu mẫu, một bảng đánh giá, một thang điểm. Mọi thành viên trong hội đồng tuyển dụng cũng sử dụng chung một tiêu chí, điều này giúp cho việc đánh giá ứng viên được đảm bảo công bằng.

  • Tạo sự chuyên nghiệp: Việc xây dựng các hệ thống đánh giá bằng bảng, phiếu, biểu mẫu sẽ tạo nên sự khoa học, chuyên nghiệp, quy trình nhất quán, giúp cho nhà tuyển dụng chọn lọc ứng viên dễ dàng và đồng thời tạo cho ứng viên cảm giác yên tâm.

3.2. Nhược điểm

  • Mất thời gian và công sức: Đặc biệt với những kế hoạch tuyển dụng gấp và số lượng lớn, HR sẽ khá vất vả để xây dựng kịp thời các biểu mẫu đánh giá phục vụ cho tuyển dụng.

  • Thiếu linh hoạt trong nhiều trường hợp: Một số trường hợp cần khai thác ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau để đánh giá ứng viên toàn diện hơn, nếu chỉ áp dụng theo biểu mẫu đánh giá thì vô tình tạo nên sự cứng nhắc, mất đi sự chủ động và linh hoạt của người phỏng vấn và phía ứng viên.

4. Các tiêu chí khi xây dựng bảng đánh giá ứng viên

Tùy theo từng nội dung mà việc xây dựng tiêu chí sẽ khác nhau, nhà tuyển dụng có thể tham khảo một số nhóm tiêu chí sau:

4.1. Nhóm tiêu chí đánh giá năng lực

  • Kinh nghiệm làm việc: Đây là một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu khi tuyển dụng nhân sự. Các ứng viên có kinh nghiệm thường sẽ được ưu tiên hơn vì có khả năng bắt đầu nhanh chóng với công việc, tốn ít chi phí đào tạo hơn so với ứng viên chưa có kinh nghiệm. Các ứng viên mới ra trường hoặc trái ngành chưa có kinh nghiệm thì có thể áp dụng thêm một số tiêu chí khác để đánh giá.

  • Khả năng thích nghi: Việc đánh giá khả năng hòa đồng, thích nghi với công việc mới, môi trường làm việc mới rất quan trọng. Tiêu chí này không chỉ thể hiện sự phù hợp của ứng viên mà còn cho thấy khả năng ứng biến, linh hoạt với hoàn cảnh.

  • Kiến thức chuyên môn: Mỗi vị trí tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên nắm vững các kiến thức chuyên môn khác nhau. Đối với nhiều vị trí tuyển dụng, tiêu chí kiến thức chuyên môn là không thể thiếu, ví dụ: Kế toán, lập trình, IT,…

  • Kỹ năng: Ngoài kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, các kỹ năng của ứng viên là một trong những tiêu chí bắt buộc. Các kỹ năng này ảnh hưởng đến chất lượng, kết quả công việc nên cần thiết với mọi ứng viên. Mỗi vị trí sẽ có yêu cầu về kỹ năng khác nhau, cụ thể như:

    • Nhân viên kinh doanh: Kỹ năng đàm phán và thuyết phục, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp,…

    • Nhân viên Kế toán: Kỹ năng tính toán, sự tỉ mỉ, cẩn thận,…

    • Nhân viên Marketing: Kỹ năng nghiên cứu thị trường, kỹ năng photoshop, kỹ năng quay dựng video,…

    • Nhân viên chăm sóc khách hàng: Sự khéo léo, điềm tĩnh, khả năng ứng biến tốt,…

4.2. Nhóm tiêu chí đánh giá thái độ ứng viên

  • Sự lắng nghe: Để làm việc trong một tập thể, người biết lắng nghe sẽ thường đi xa và phát triển nhanh hơn. Họ biết tiếp thu các ý kiến để hoàn thiện và nâng cao khả năng của bản thân. Đây là một tiêu chí đánh giá quan trọng về thái độ của ứng viên.

  • Tinh thần hỗ trợ, đoàn kết: Điều này vô cùng quan trọng trong quá trình làm việc nhóm, làm việc tập thể. Nhân viên có sự hỗ trợ lẫn nhau sẽ giúp công việc chung tiến triển tốt hơn, hiệu quả hơn.

  • Nhóm tiêu chí ưu tiên:

    • Tố chất, kỹ năng phù hợp với từng vị trí công việc.

      • Nhà quản lý: Khả năng lãnh đạo, tổ chức nhân sự,…

      • Nhân viên sáng tạo nội dung: Khả năng diễn đạt bằng ngôn từ, tư duy sáng tạo,…

      • Nhân viên truyền thông: Khả năng quan hệ cộng đồng, sự khéo léo, hoạt ngôn,…

      • Nhân viên chăm sóc khách hàng: Sự khéo léo, điềm tĩnh, khả năng ứng biến tốt,…

    • Khả năng ngoại ngữ: Nhiều vị trí không yêu cầu bắt buộc ngoại ngữ nhưng trong bối cảnh phần lớn các công ty đều có xu hướng hội nhập, tiêu chí ngoại ngữ được xem là yếu tố ưu tiên. Vì vậy, ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt luôn được đánh giá cao hơn.

5. Một số mẫu bảng đánh giá ứng viên

Dưới đây là một số mẫu bảng đánh giá ứng viên mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu bảng đánh giá ứng viên cơ bản:

mẫu đánh giá ứng viên dạng cơ bản

Mẫu bảng đánh giá ứng viên thông dụng:

mẫu đánh giá năng lực ứng viên thông dụng

Mẫu đánh giá ứng viên theo thang điểm cụ thể:

Chấm điểm ứng viên cũng là một cách thông dụng

Mẫu đánh giá ứng viên theo xếp loại mức độ:

Sàng lọc ứng viên theo mức độ

Mẫu đánh giá ứng viên tổng hợp nhiều tiêu chí:

Bảng đánh giá theo nhiều tiêu chí

6. Các phương pháp đánh giá ứng viên hiệu quả

Nhiều người cho rằng đánh giá ứng viên đơn thuần là việc nhà tuyển dụng đánh giá người tìm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều phương thức được áp dụng để đánh giá ứng viên, cụ thể như sau:

6.1. Yêu cầu ứng viên tự đánh giá bản thân mình theo biểu mẫu

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên tự đánh giá các tiêu chí theo thang điểm hoặc theo mức độ. Sau khi đánh giá, nhà tuyển dụng có thể sử dụng bản tự đánh giá và kết hợp với một số phương pháp đánh giá khác để kiểm chứng độ chính xác.

6.2. Đánh giá ứng viên qua trả lời phỏng vấn

Một trong những hình thức đánh giá hiệu quả nhất là dựa vào câu trả lời phỏng vấn của ứng viên. Việc đưa ra các câu hỏi phù hợp và lắng nghe quan điểm, cách trả lời và xử lý của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng nhìn nhận, đánh giá và khai thác được nhiều thông tin quan trọng.

Một số bộ câu hỏi thường được sử dụng bao gồm câu hỏi hành vi, câu hỏi tình huống, câu hỏi thăm dò, khai thác thông tin và câu hỏi kiểm tra kỹ năng. Đối với từng loại câu hỏi, nhà tuyển dụng lắng nghe cách trả lời của ứng viên và ghi đánh giá vào bảng đánh giá tuyển dụng. Cuối buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng tổng hợp kết quả và phối hợp với một số tiêu chí khác để đưa ra lựa chọn cuối cùng.

6.3. Đánh giá thông qua các bài kiểm tra kỹ năng, nghiệp vụ

Ngoài phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể xây dựng các bài kiểm tra năng lực, nghiệp vụ, kỹ năng… Tùy theo vị trí tuyển dụng để xác định độ khó của bài test. Ví dụ, đối với các vị trí đơn giản, nhà tuyển dụng có thể đưa ra các bài test IQ, EQ, kỹ năng, tình huống. Đối với các vị trí nghiệp vụ chuyên sâu, có thể xây dựng các bài test liên quan đến nghiệp vụ để đánh giá năng lực của ứng viên chuẩn xác hơn. Sau khi thu được kết quả bài test, nhà tuyển dụng chấm điểm và đưa vào bảng đánh giá ứng viên để phục vụ cho tổng hợp kết quả phỏng vấn.

Trên đây là một số hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên đơn giản, hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học, chuyên nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và sớm tuyển dụng được nhân sự phù hợp.