Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice: Sự tin dùng của nhiều doanh nghiệp nước ngoài

Trong quá trình kinh doanh, việc ghi sai số tiền trên hóa đơn điện tử là một trong những sai lầm phổ biến và thường gặp. Để giải quyết vấn đề này, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021 hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng E-invoice tìm hiểu về cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền vào năm 2023.

1. Quy định Thông tư 78 về xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Trong Khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021, Bộ Tài chính đã hướng dẫn kế toán cách xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót.

  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán cần cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
  • Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo quy định.
  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ tiếp tục xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
  • Thông báo việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
  • Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót, người bán cần điều chỉnh tăng hoặc giảm đúng với thực tế điều chỉnh.

2. Hướng dẫn xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử xuất sai số tiền

Căn cứ vào quy định trên, E-invoice xin hướng dẫn các kế toán cách xử lý cụ thể cho tình trạng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế xuất sai số tiền.

2.1. Hóa đơn điện tử đã cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị xuất sai số tiền

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua.

2.2. Hóa đơn điện tử xuất sai số tiền nhưng đã gửi người mua và phát hiện xuất sai số tiền

Trong trường hợp này, kế toán có thể áp dụng hai cách để xử lý:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

  • Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
  • Trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, họ cần ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
  • Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số ngày tháng, năm”.
  • Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn xuất sai số tiền, cần điều chỉnh tăng hoặc giảm theo thực tế điều chỉnh.

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế

  • Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử có xuất sai số tiền.
  • Trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn thay thế, họ cần ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận, sau đó người bán lập hóa đơn thay thế.
  • Hóa đơn điện tử thay thế cần ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới và gửi cho người mua.

3. Mẫu đơn thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Theo quy định tại Điều 1, Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Khoản 3, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 20/6/2022, người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Mẫu 04/SS-HĐĐT
(Mẫu 04/SS-HĐĐT)

Người bán cần điền các thông tin về doanh nghiệp và hóa đơn bị xuất sai số tiền vào mẫu đơn số 04/SS-HĐĐT. Trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn sai sót, người bán cần nộp đơn thông báo điều chỉnh hóa đơn tới cơ quan thuế.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp và các kế toán khi tham khảo cách điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng quy định. Nếu quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ với chúng tôi ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN