Thể thức văn bản hành chính 2023: Sự thay đổi cùng với Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Thể thức văn bản là gì?

Thể thức văn bản là tập hợp các yếu tố cấu thành văn bản, bao gồm các yếu tố chính áp dụng cho tất cả các loại văn bản và các yếu tố bổ sung đối với những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Thể thức văn bản làm cho văn bản trở nên có cấu trúc rõ ràng, tránh nhầm lẫn và tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn.

Các thành phần của thể thức văn bản

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:

  • Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
  • Số, ký hiệu của văn bản.
  • Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
  • Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
  • Nội dung văn bản.
  • Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
  • Nơi nhận.

Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác như Phụ lục, Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành, Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

thể thức văn bản
Caption: Thể thức văn bản năm 2023

Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản

Thể thức văn bản không chỉ thể hiện qua các thành phần chính mà còn thể hiện qua phông chữ, khổ giấy, cách đánh số, và nội dung bài viết.

Font (phông) chữ dùng trong văn bản

Font (phông) chữ dùng trong văn bản quy định phải là tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, và màu chữ đen.

Khổ giấy dùng trong thể thức văn bản

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính sẽ sử dụng khổ giấy A4 với kích thước 210mm x 297mm.

Cách đánh số thứ tự trong thể thức văn bản

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính như sau:

  • “Phần,” “Chương” được trình bày in đậm và đánh số La Mã (Phần I, Phần II, Chương I, Chương II…)
  • “Mục,” “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)
  • “Điều,” “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…)
  • Thứ tự các “Điểm” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a, b, c, d…)

Quy định tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản

Trước đây, theo Thông tư 01, có một số trường hợp không được ghi tên cơ quan chủ quản. Tuy nhiên, theo Nghị định 30, những trường hợp đó đã được bãi bỏ. Tên cơ quan chủ quản trong văn bản được quy định như sau:

  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
  • Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
  • Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.
  • Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Tiêu đề thể hiện nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Nội dung thể hiện trong văn bản

Nội dung thể hiện trong văn bản được quy định như sau:

  • Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.
  • Căn cứ được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
  • Viện dẫn văn bản: Lần đầu viện dẫn công việc có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản. Từ những lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
  • Bố cục của nội dung văn bản được tổ chức thành các phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chi thành các phần, mục lớn nhỏ theo một trình tự nhất định.
  • Trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm: “Phần”, “Chương” được trình bày trên một dòng riêng, chữ thường cỡ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề được trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa cỡ 13 – 14, kiểu đứng, đậm. “Mục”, “Tiểu mục” được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, chữ thường cỡ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề được trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa cỡ 13 – 14, kiểu đứng, đậm. “Điều” được trình bày lùi đầu dòng 1cm hoặc 1,27 cm, sau số thứ tư có dấu chấm, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm. “Khoản” sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm, nếu khoản có tiêu đề thì phần tiêu đề được ghi một dòng riêng cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm. “Điểm” có đóng dấu ngoặc đơn ở phần thứ tự điểm, chữ thường, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng.

Chữ ký và dấu của người có thẩm quyền

Người có thẩm quyền ký trong văn bản hành chính phải có đủ thông tin về chức vụ, chức danh, chữ ký, và ghi rõ họ tên. Vị trí chữ ký sẽ được hướng dẫn trong Phụ lục I Nghị định 30/2020. Đối với hình ảnh, chữ ký số phải là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạnh Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Bổ sung quy định về Phụ lục

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo, văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Những thay đổi thể thức văn bản năm 2023

Hiện nay, việc trình bày thể thức văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020. Văn bản này vẫn đang áp dụng và chưa có văn bản thay thế. Vì vậy, khi sang năm 2023, thể thức văn bản vẫn sẽ áp dụng theo Nghị định 30 và không có sự thay đổi nào.

Nghị định nào quy định về thể thức văn bản?

Liên quan đến thể thức văn bản hành chính, hiện nay được quy định bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Bên cạnh đó, còn có Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và Ủy ban thường vụ Quốc hội. Chủ tịch nước cũng có liên quan đến thể thức văn bản. Ngoài ra, từng bộ, ngành cũng có quy định riêng về thể thức văn bản trong phạm vi của mình.

Đó là thông tin về thể thức văn bản hành chính và những thay đổi sắp tới. Hy vọng rằng bài viết này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các quy định và quy trình quan trọng trong việc soạn thảo và trình bày văn bản.

FEATURED TOPIC