Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt – Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

Sổ quỹ tiền mặt là công cụ quan trọng được sử dụng bởi thủ quỹ để theo dõi tình hình thu chi, nhập xuất và tồn quỹ bằng tiền mặt của một đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đối với chủ kinh doanh và thủ quỹ, việc hiểu rõ về sổ quỹ tiền mặt và cách ghi sổ là vô cùng quan trọng để quản lý quỹ hiệu quả nhất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về sổ quỹ tiền mặt và những thông tin liên quan trong cuộc sống kinh doanh. Ta sẽ khám phá mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất, điểm mấu chốt khi ghi chép sổ quỹ tiền mặt và giải đáp một số vấn đề về quỹ tiền mặt thường gặp.

Bạn đang xem: Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt – Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

I. Sổ Quỹ Tiền Mặt Là Gì?

Sổ quỹ tiền mặt là một sổ sách thường được thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt sử dụng để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt và tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của các đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp.

1. Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt

• Thủ quỹ và kế toán tiền mặt sử dụng sổ quỹ tiền mặt để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt và quản lý các khoản tiền thông qua việc ghi chép các nghiệp vụ tài chính thu chi tiền mặt trong kỳ kế toán.
• Cuối mỗi kỳ kế toán, sổ quỹ tiền mặt giúp đối chiếu số liệu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền mặt được ghi trên sổ quỹ tiền mặt, đảm bảo sự chính xác và tránh thất thoát tiền của đơn vị, doanh nghiệp.
• Sổ quỹ tiền mặt giúp giảm gánh nặng công việc cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.

II. Quy Định Về Ghi Chép Sổ Quỹ Tiền Mặt

1. Trách nhiệm ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Khi có các nghiệp vụ thu chi tiền mặt liên quan trong kỳ kế toán, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm ghi chép vào sổ quỹ tiền mặt. Thủ quỹ và kế toán tiền mặt cũng chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, nhập xuất tiền khi có yêu cầu từ cấp trên.

2. Yêu cầu khi quản lý sổ quỹ tiền mặt

• Hằng ngày, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két, sắp xếp tiền mặt gọn gàng theo mệnh giá. Không được để tiền cá nhân vào hoặc tự ý mang tiền ra khỏi đơn vị, doanh nghiệp.
• Khi đối chiếu tiền hiện có với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch cần kiểm tra lại từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn để tìm ra nguyên nhân và xử lý.
• Khi ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chúng trước khi nhập, xuất quỹ.
• Kế toán viên có trách nhiệm ghi chép và nhập dữ liệu hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt. Việc này phải được thực hiện liên tục theo trình tự phát sinh của các nghiệp vụ. Kế toán viên cũng phải tính toán số lượng tồn quỹ tại các thời điểm.
• Trước khi kết thúc ca làm việc, thủ quỹ cần khóa sổ và ký vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm tra két nếu có.
• Trong quá trình kiểm tra đối chiếu, thủ quỹ và kế toán sử dụng phương pháp khác nhau: kế toán hạch toán theo phương pháp kế toán dồn tích còn thủ quỹ ghi nhận thu chi tiền mặt theo phương pháp kế toán tiền. Vì vậy, có thể xảy ra chênh lệch và kế toán cùng thủ quỹ cần đối chiếu thường xuyên với nhau.

Lưu ý: Thủ quỹ và kế toán quỹ tiền mặt cần chú ý những điều trên để tránh sai sót trong quá trình làm việc.

III. Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt Mới Nhất

1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

Xem thêm : 9 Quy định mới về đăng kiểm ô tô từ 03/6/2023

Link download: Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

Link download: Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

IV. Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

1. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

• Mỗi sổ quỹ tiền mặt sẽ được mở và sử dụng bởi thủ quỹ. Nếu kế toán sử dụng, tên sổ phải được đổi thành “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”.
• Chi tiết các cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 gồm:
  • Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ nghiệp vụ của thủ quỹ.
  • Cột B: Ghi ngày tháng trên chứng từ (phiếu thu, phiếu chi).
  • Cột C, D: Ghi số hiệu liên tục của phiếu thu, phiếu chi.
  • Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế trong phiếu thu, phiếu chi.
  • Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
  • Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
  • Cột 3: Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày. Số tiền này phải khớp với số tiền mặt có trong két.
  • Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Kế toán xác nhận vào cột này.

2. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

• Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, không có nhiều sự khác biệt so với cách lập sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200.
• Các cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 gồm:
  • Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ của thủ quỹ.
  • Cột B: Ghi ngày, tháng trên phiếu thu, phiếu chi.
  • Cột C, D: Ghi số hiệu liên tục của phiếu thu, phiếu chi.
  • Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế trong phiếu thu, phiếu chi.
  • Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
  • Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
  • Cột 3: Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày. Số tiền này phải khớp với số tiền có trong két.
  • Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Kế toán xác nhận vào cột này.

3. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107

Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 đơn giản hơn một chút và hợp nhất Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.

• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ của thủ quỹ.
• Cột B: Ghi ngày, tháng trên phiếu thu, phiếu chi.
• Cột C: Ghi số hiệu liên tục của phiếu thu, phiếu chi.
• Cột D: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế trong phiếu thu, phiếu chi.
• Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
• Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
• Cột 3: Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày. Số tiền này phải khớp với số tiền có trong két.
• Cột E: Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Kế toán xác nhận vào cột này.

V. Giải Đáp Một Số Vấn Đề Về Quỹ Tiền Mặt

Trong vai trò của thủ quỹ, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề liên quan đến quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, từ những vấn đề đơn giản đến những vấn đề phức tạp. Một trong những vấn đề thường xuyên gặp phải là quỹ tiền mặt bị âm hoặc quỹ tiền mặt tồn quá nhiều.

1. Vấn đề quỹ tiền mặt bị âm

Quỹ tiền mặt bị âm xảy ra khi tổng chi tiền mặt trên sổ quỹ tiền mặt lớn hơn tổng thu tiền mặt. Đây là việc không phù hợp với thực tế, vì không thể chi tiền mà không có thu tiền. Theo đó, cơ quan thuế không chấp nhận trường hợp doanh nghiệp có quỹ tiền mặt bị âm, vì sẽ làm xấu báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Xem thêm : Thông tư 26/2020/TT-BYT: Đào tạo liên tục cán bộ y tế

Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm có thể do:

• Nhóm 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc gian dối, khống nghiệp vụ chi tiền.
• Nhóm 2: Kế toán hạch toán sai trình tự căn bản: Chi tiền trước, thu tiền sau.
• Nhóm 3: Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ nhưng không nhất quán cách sử dụng.
• Nhóm 4: Lỗi ghi chép sổ quỹ tiền mặt, chứng từ, hạch toán hay phân công công việc.

Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm:

Chúng tôi xin chia sẻ 5 giải pháp hiệu quả để xử lý trường hợp này:

• Giải pháp 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào Tài khoản 331.
• Giải pháp 2: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0%.
• Giải pháp 3: Kế toán tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt.
• Giải pháp 4: Làm thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp.
• Giải pháp 5: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ kế toán sau.

2. Vấn đề tồn quỹ tiền mặt quá nhiều

Nguyên nhân gây tồn quỹ tiền mặt quá nhiều:

• Các khoản chi nội bộ không có hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ.
• Đơn vị đã khai ảo số tiền góp vốn trong hồ sơ giấy tờ.
• Kế toán hạch toán sai hoặc thiếu thông tin công nợ khách hàng.
• Tồn quỹ tiền mặt nhiều liên quan đến thời hạn góp vốn.

Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt tồn quá nhiều:

• Tăng chi phí lương cho nhân viên.
• Phụ cấp trang phục, bữa ăn cho nhân viên.
• Rà soát lại công nợ đối với nhà cung cấp.
• Tạm ứng tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc tiền công tác cho công nhân viên.
• Kế toán hạch toán vốn góp ảo.

Quản lý tốt nguồn tiền là yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc ghi sổ quỹ tiền mặt đúng cách và chính xác là rất quan trọng. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về sổ quỹ tiền mặt, cách ghi sổ và xử lý một số vấn đề thường gặp. Chúc bạn thành công!

Cho lành!

Nguồn: https://cite.edu.vn
Danh mục: Biểu mẫu